Post Icon



Как работать над проектом


С чего начать работу над проектом: 6 обязательных действий

С чего начать, когда приступаете к работе над проектом, как не запутаться в массе данных, учесть интересы всех заинтересованных лиц? Виктор Степанов рассказал о необходимых действиях на старте проекта. Они помогут эффективно подготовиться к работе и достичь результатов.

1. Определяем владельца проекта

В самом начале следует ответить на вопрос: кому и зачем нужен этот проект? В случае с внешним заказчиком все просто – там есть конкретный клиент. Во внутренних же проектах главное заинтересованное лицо – это владелец проекта.

В разной литературе его также называют спонсором или заказчиком. Все это синонимы и они обозначают человека, для которого делается проект. Подчеркиваю: это именно  человек, а не компания, бизнес или общество.

Определить владельца проекта можно по двум признакам: проект решает какую-то проблему этого человека, и сам он способен решить судьбу проекта (дать ему «зеленый свет» или остановить). До тех пор, пока вы не поймете, для кого делаете проект, можно даже не начинать работу: без увлеченного владельца проект обречен. Рано или поздно интерес к нему угаснет.

2. Определяем всех заинтересованных лиц

В каждом проекте кроме владельца есть такие обязательные роли, как:

  • инициатор,
  • руководитель проекта,
  • конечные пользователи.

Бывают также члены команды проекта, их руководители (проекты редко ограничиваются одним подразделением компании), руководитель программы (если проект является частью стратегической программы), поставщики и подрядчики, внешние контролеры, – словом, все, чьи интересы затрагивает проект. В проектной методологии заинтересованных лиц называют «стейкхолдерами». Причем, их интересы не только различаются, но часто противоречивы.

Например, руководители членов команды проекта, как правило, не могут выделить столько времени своих людей, сколько хотел бы получить руководитель проекта; поставщики и подрядчики заинтересованы поднять цены, а внешние контролеры накладывают серьезные ограничения на те или иные затраты или действия.

3. Определяем цели проекта

Любой проект ориентирован, прежде всего, на цели его владельца. Если проект не соответствует интересам, скажем, поставщика или специалиста – в проекте просто будет другой поставщик или специалист, и это не трагедия. Но если владелец проекта не получает то, что ему нужно – проекта не будет.

Проект-менеджеру важно детально обсудить с владельцем проекта, зачем ему все это нужно, какие проблемы должны быть решены или какие должны быть использованы возможности. Например, компания разрабатывает новый продукт. Зачем это делается? Чтобы продавать больше имеющимся клиентам? Или чтобы привлечь новых клиентов, диверсифицировать риски и потеснить конкурентов? Ответы на эти вопросы и становятся целями.

4. Определяем результаты проекта

Цели и результаты проекта – отчасти синонимичны, ведь и то, и другое для нас желанно. Но если цели – это «зачем» проекта, его движущая сила, то результаты – это нечто конкретное: вещи, документы, программное обеспечение, которые берется получить команда к концу проекта.

Например, при разработке нового продукта (пусть это будет пирожок с начинкой) результатами будут: рецептура пирожка, калькуляция себестоимости, возможно, печи для выпекания, если их не было раньше, необходимые разрешительные документы.

За получение результатов ответственность полностью лежит на команде проекта. Когда результаты будут получены и переданы владельцу проекта, далее уже он будет достигать целей проекта. И совершенно нормально, если понимание успешности проекта может прийти лишь спустя некоторое время после того, как он будет завершен.

Результаты проекта – это четкое обязательство команды проекта, в то время как цели проекта – его путеводная звезда. Вы можете пойти не тем путем, выбрав ошибочный способ реализации проекта; но вы всегда можете «перезагрузить» проект, согласовав с его владельцем новые результаты проекта, притом, что цели его останутся неизменными.

5. Беремся за планирование проекта

Все мы хорошо знаем, что реализовывать чужие идеи никто не хочет. Планы, разработанные без нашего участия не вызывают у нас доверия: сроки кажутся нереальными, сам подход к решению проблем может вызывать сомнения. Поэтому для выработки плана нужно работать не в одиночку, а всей командой.

Я рекомендую такой прием: соберите команду на так называемый «семинар по планированию». Выберитесь из стен компании в отдельное помещение (если бюджет проекта не позволяет, можно собраться у кого-то дома или на даче) и посвятите целый день проработке проекта. Закажите пиццу, возьмите большие листы, фломастеры и стикеры – это позволит не отвлекаясь работать с большим объемом разрозненной информации и не упустить важные детали.

Уточните формулировки целей и набор результатов, «поштурмуйте» разные подходы к реализации проекта, вместе оцените сроки и прикиньте бюджет. День пролетит быстро, не факт, что вы получите идеальный план, но можете быть уверены: это будет основа, на которую команда «подпишется» вместе с вами.

Кстати, этот день даст наблюдательному проект-менеджеру очень много информации о том, кто у него в команде. Насколько эти люди умеют слушать других, есть ли у них свои идеи, на что они готовы ради успеха проекта, можно ли на них положиться? Сейчас еще не поздно кого-то «высадить на берег». Те, кто останутся в проекте и сформируют костяк команды, должны ясно понимать, за что отвечает каждый член команды проекта.

6. Составляем устав проекта

Зафиксировать все это (цели, результаты, критерии успеха, ответственность каждого) можно в уставе проекта. Готовый устав проекта должен утвердить его владелец.

Нужен ли этот документ для любого проекта? Здесь я могу провести аналогию между началом проекта и открытием бизнеса. Сегодня можно зарегистрировать фирму за один день, и никто в исполкоме даже не будет читать ваш устав: за содержание этого документа полностью ответственны учредители. Но чем хуже проработан устав регистрируемой компании, тем сложнее будут разбирательства на более поздних стадиях развития бизнеса (причем, как в случае проблем, так и в случае успеха бизнеса).

Отсюда и совет: не закладывайте мину под свой проект, договаривайтесь на берегу. Я считаю, 80% своей пользы устав приносит на старте, т.к. помогает всем участникам проекта понять друг друга, устранить разночтения, зафиксировать обязательства.

Разумеется, небольшие проекты не нужно перегружать методологией и процедурами. Не нужно писать устав проекта офисной вечеринки на дюжину сотрудников. Хотя проделать всю описанную выше работу в уме организатору вечеринки не помешает. Тогда довольны будут и сотрудники, и босс.

Статья опубликована на сайте probusiness.io.

Вам может понравится прочитать и эти материалы

Мы используем cookies, чтобы вам было удобно. Оставаясь на сайте, вы подтверждаете, что ознакомились с Политикой в отношении использования cookie-файлов на наших порталах и даёте согласие на их использование.

подробнее.. Принять

Как начать работать над личным проектом / Хабр

Этот пост был написан для технической аудитории, но его ключевые моменты могут также использоваться и в других сферах.

Существует множество причин, из-за которых программист может начать работать над сторонним проектом. Это хороший способ держать руку на пульсе современных технологий, которые сейчас на пике популярности в отрасли. Это может помочь вам отточить свои навыки программирования. И это весело! Ну или должно быть весело.

Но то, что мы привыкли называть “жизнью” может не только усложнить вам завершение проекта, но даже не дать начать работать над ним. Мы часто тратим много времени чтобы придерживаться напряженного графика, и может показаться невозможным использовать хотя бы минутку для личного проекта.

Я начал работать на моим первым сайд-проектом два года назад, и я не эксперт в этом вопросе, чтобы это не значило. Спустя два года, я сделал несколько наблюдений о начале работы над сторонними проектами, которые я начал, почему я смог некоторые закончить, а некоторые нет. То, что я попытаюсь описать не претендует на новаторство, ни на пошаговое руководство, а является исключительно лишь наблюдениями, которые могут оказаться полезными.


Я не хотел писать то, что является невероятно очевидным, но это очень важно. Сторонний проект должен быть увлекательным для вас, чтобы вы были заинтересованы в этом. Когда вы просыпаетесь в субботу и начинаете размышлять о том чтобы сделать сегодня, как вы отнесетесь к тому что вы сегодня поработаете над своим проектом? Если реакция начинается со слов “Ну я попробую...”, то вы далеки от хорошего старта. А если же вы начинаете со слов “Я сделаю это …” или “Наконец-то у меня есть на это время...”, то это звучит уже немного лучше.

Ваш проект может быть довольно разнообразным. Может быть это что-то забавное. Это может быть то, с чем вы давно хотели поработать.

Но это не должно быть скучно.

Если вы работаете над вашим проектом и не получаете от этого удовольствие, кликните “Сохранить”, отойдите от клавиатуры и пойдите займитесь чем-нибудь другим. Поиграйте в видеоигры. Сходите по магазинам. Займитесь тем, чем вы привыкли заниматься чтобы расслабиться и отдохнуть. Не возвращайтесь к проекту, пока вы не будете чувствовать себя готовым заняться этим опять, пускай это займет день, или неделю, или месяц.

Степень важности завершения проекта отличается от человека к человеку, так же, как и от проекта к проекту. Некоторые проекты являются лишь экспериментами с новыми технологиями. Вы можете даже не закончить и ничего страшного. В остальном полезно поставить цель “закончи проект полностью”. Желание закончить проект придает вам больше мотивации для работы над ним, а также является приятным бонусом то, что когда вы закончите, вы сможете показать свою работу кому-то еще.

Работать над проектом, в котором вы заинтересованы (см. пункт 1), очень важно, чтобы довести его до какого-либо завершения. Если ваш проект довольно большой, через некоторое время, вы будете проводить много времени работая над ним, и постепенно можете начать уставать от него. Когда новизна вашей идеи начнет со временем уменьшаться, оставьте хоть долю от заинтересованности в нем.

Пока вы работаете над вашим проектом, вы можете начать придумывать идеи для следующего, что может побудить вас к работе над ним. Это отлично. Никогда не бывает слишком много идей! Запишите их куда-нибудь, но не переключайтесь пока не закончите текущий проект. Попытка работы одновременно над двумя проектами — это прекрасный способ не закончить ни один из них. Если вы переключаетесь между проектами, либо вы точно знаете где остановились в прошлый раз, либо признаёте, что, вы не сможете закончить ни один из.

Это, кстати, хорошая возможность закончить проект не доведя его до конца. Это означает что с того момента как вы начали его, что-то уже изменилось. Это может быть технически неосуществимо. Может быть вы узнали, что, то что вы разрабатываете уже кем-то реализовано. Или может, по какой-либо причине, вы просто потеряли интерес к этому. Что бы это не было, очень важно, взять это на вооружение и извлечь из этого какой-либо опыт.

Пробелы в рабочем расписании это идеально для того чтобы поддерживать достигнутый прогресс и мотивацию для вашего проекта. Сделайте из этого ритуал. Например, для меня, это первая вещь, которую я делаю когда просыпаюсь на выходных. Я иду в кофейню поблизости на пару часов, сажусь, пишу немного кода, и заканчиваю до обеда. Для меня это работает, потому что я обычно мало занят до полудня. Более того, я заметил, что работая в малые промежутки времени (час или два) я более эффективен чем, если я пытаюсь сидеть три-четыре часа над чем либо.

Если у вас не получается работать с наслаждением, то я не вижу причин делать это. Создание чего-то нового должно быть веселым и увлекательным, и когда вы делаете это правильно, это может быть самым прекрасным чувством в мире.


Коллективная работа над проектом

«Эффективное делегирование - высший вид эффективной человеческой деятельности», - Стивен Кови (американский специалист по вопросам руководства)

При делегировании задач в рамках выполнения бизнес-проектов очень важно, какие средства бизнес-коммуникаций выберет руководитель. От того, в какой форме выдано задание, будет зависеть успешность его выполнения. Довольно часто среди руководителей можно встретить людей, которые не способны ясно сформулировать свои мысли и донести их сотрудникам, поэтому неудивительно, что те постоянно совершают ошибки. А если сроки проекта поджимают, то многие руководители забывают даже о простых вещах, оставляя невысказанными важные мысли.

На практике межличностные коммуникации далеко не всегда являются лучшим средством бизнес-коммуникаций, которые смогут доставить информацию адресату без искажений. Зачастую то, что говорят и то, что подразумевают, существенно отличается. Не каждый работник способен прочитать мысли своего начальника и угадать, чего он хочет, в какие сроки, с помощью каких методов и средств. Поэтому руководитель проекта должен уметь правильно сформулировать цели и задачи проекта перед подчиненными, зарядить команду своим энтузиазмом, так он сможет обеспечить эффективную коллективную работу сотрудников над проектом.

В коллективной работе над проектом важна не только достоверная передача информации по задачам проекта, но также обратная связь, подтверждающая правильность поставленной задачи. Руководителю проекта стоит поинтересоваться, как работник понял поставленную задачу, каким образом собирается ее выполнять, и когда можно будет получить промежуточные результаты работы. Большое значение имеет форма, в которой дается поручение. Всегда нужно подкреплять свои слова письменной формулировкой, в которой стоит указать, что и за какой период необходимо сделать, это обеспечит мотивацию персонала и эффективную коллективную работу над проектом.

Средства бизнес-коммуникаций и коллективной работы портала «Простой бизнес» сделают простой и эффективной коллективную работу сотрудников над документами. Работники смогут в удобной форме структурировать информацию о проекте, создавать таблицы в задачах, добавлять комментарии и отправлять их по факсу коллегам, клиентам или партнерам по бизнесу. При работе над задачами проекта сотрудники могут пользоваться электронной почтой, обмениваться мгновенными сообщениями, осуществлять звонки на телефонные номера, отправлять sms-сообщения.

Эффективное делегирование - настоящее искусство. Благодаря рекомендациям и современным программным решениям портала для управления организацией «Простой бизнес» овладеть им сможет каждый руководитель.

Продолжается работа над проектом «Школа Минпросвещения России»

Министерство просвещения Российской Федерации совместно с ведущими педагогами страны продолжает работу над проектом «Школа Минпросвещения России». Проект корректируется и адаптируется под потребности современной системы образования. Об этом на заседании Всероссийского экспертного педагогического совета (ВЭПС) заявил Министр просвещения Сергей Кравцов, сообщает Минпросвещения России.

«Проект аккумулирует лучшие практики, чтобы каждый ребёнок мог получить качественное образование, где бы он ни находился, в какой бы школе ни учился. Для этого необходимо провести диагностику школ, чтобы определить, на каком уровне они находятся сегодня и как помочь им в дальнейшем развитии. У нас есть все необходимые комплексы решений», – подчеркнул Министр просвещения Сергей Кравцов.

Он напомнил, что к обсуждению проекта «Школа Минпросвещения России» присоединились более 9 тысяч педагогов, в том числе члены ВЭПС. Они внесли предложения, которые стали основой для дальнейшего развития концепции проекта.

«В приложении к этому проекту будут определены перечень учебников и программы, которые смогут использовать педагоги, при этом материал для преподавания будет синхронизирован. В итоге учителя получат доступ к качественному и проверенному контенту», – заявил Сергей Кравцов.

Во время обсуждения был затронут вопрос повышения квалификации учителей. Министр просвещения информировал, что для педагогов созданы различные курсы в Академии Минпросвещения России – они охватывают все необходимые программы и предметные области.

В ходе педсовета поднимались также вопросы, касающиеся работы с детьми с ограниченными возможностями здоровья, форматы инклюзивного образования и развитие коррекционной педагогики. Этой теме планируется посвятить одно из следующих заседаний ВЭПС.

«В России создана уникальная система коррекционной педагогики, она всегда демонстрировала хорошие результаты», – прокомментировал Сергей Кравцов.

На заседании также была представлена государственная информационная система «Моя школа», которая объединит колледжи и школы и будет дополнять традиционную систему обучения.

Министр просвещения обратил особое внимание на важность воспитательной работы в образовательных организациях. Этот вопрос также будет рассматриваться в ходе ближайших заседаний ВЭПС.

«Мы должны вывести программы воспитания на новый уровень», – резюмировал Сергей Кравцов.

Всероссийский экспертный педагогический совет был создан по инициативе Министра просвещения России. Набор в состав Совета проходил путём открытого всенародного голосования в 2020 году. Всего от учителей из всех регионов страны поступило 1779 заявок. В итоге в новую структуру вошли 168 педагогов. Члены Совета из числа педагогических работников избираются сроком на два года. Совет призван расширить участие педагогов в обсуждении необходимых мер по развитию системы образования и воспитания.

Карта сайта

  • О МЭШ
    • Обращение директора
    • Миссия и философия
    • Правление
    • Документы
    • Медицинская служба
    • Виртуальный тур о школе
    • Пресса о МЭШ
    • Финансовый отчет
    • Обратная связь
    • Контакты
    • Помощь школе
  • СВЕДЕНИЯ ОБ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
    • Основные сведения
    • Структура и органы управления образовательной организации
    • Документы
    • Образование - МЭШ
    • Образование - Одинцовский филиал МЭШ
    • Образовательные стандарты
    • Руководство. Педагогический состав
    • Материально-техническое обеспечение - МЭШ
    • Материально-техническое обеспечение - Одинцовский филиал МЭШ
    • Стипендии и иные виды материальной поддержки
    • Платные образовательные услуги
    • Финансово-хозяйственная деятельность
    • Вакантные места для приема (перевода)
    • Доступная среда
    • Международное сотрудничество
    • Информационная безопасность
    • ГИА
    • ОРКСЭ/ОДНКНР
    • Ежедневное меню горячего питания обучающихся по образовательным программам начального общего образования
    • Результаты специальной оценки условий труда (СОУТ)
    • Обработка персональных данных
  • ОБРАЗОВАНИЕ В МЭШ
    • Политика защиты детей
    • Детский сад, начальная школа
    • Основная школа
    • Старшая школа
    • Информационные технологии в МЭШ
    • Библиотека / мультимедийный центр
    • ДЮСШ "Московские жирафы"
    • ДМШ "Камертон"
    • Институт педагогических систем
    • Студент МЭШ и будущая карьера
    • Участие студентов в жизни школы
  • ПРИЁМ В ШКОЛУ
    • Политика приема в школу
    • Визитная карточка приемной комиссии
    • Условия и процедура приема
    • Перечень документов
    • Плата за обучение
    • Часто задаваемые вопросы о приёме в школу
  • РАБОТА В МЭШ
    • Кто он, сотрудник МЭШ?
    • Вакансии
    • Ваша карьера в МЭШ
    • Часто задаваемые вопросы

Девять стратегий для успешного управления несколькими проектами • Asana

Если вы управляете группой людей или программой, у вас наверняка есть сразу несколько текущих проектов. Однако уследить за всеми движущимися элементами порой бывает трудно. Без хорошего процесса управления несколькими проектами трудно понять, какую работу нужно сделать приоритетной, как помочь коллективу эффективно управлять своей загрузкой и будет ли всё сделано вовремя.

К счастью, для этого есть более эффективный способ. Если вы испытываете трудности с организацией и управлением работой в нескольких проектах одновременно или с распределением нагрузки внутри коллектива, описанные далее десять стратегий помогут вам держать всё под контролем.

1. Определение одного места для размещения всех проектов

Например, если вы занимаетесь дорожной картой продукта, предусматривающей запуск сразу нескольких продуктов, вам нужно знать, сколько именно должно быть запусков, что входит в каждый из них и когда все они должны состояться. Планирование и управление всеми запусками из единого центра позволит видеть сразу всю текущую работу и состояние дорожной карты в целом. Что мы рекомендуем использовать в качестве инструмента управления несколькими проектами? Если у вас ещё нет подобного средства, лучшим выбором будет платформа для управления работой или проектами. В идеале она должна быть гибкой, простой в использовании и доступной для совместной работы. Мы убеждены, что Asana — это отличный вариант, к которому стоит присмотреться.

2. Определение целей, планов, обязанностей и ожиданий

Без стандартного процесса организации работы или планирования проектов управление каждым из них, по всей видимости, будет проходить по-разному. Как следствие, результаты могут быть неоднородными, на создание нового проекта будет каждый раз тратиться лишнее время, а часть работы может даже остаться невыполненной.

Чтобы этого не допустить, доведите до сведения коллектива все планы, процессы и обязанности с самого начала. На уровне проекта это означает чётко поставленные цели, определение всех этапов и частей работы, которые должны быть выполнены, включение всех указанных элементов в расписание и распределение обязанностей. Не забудьте выделить время на рассмотрение отзывов и согласования — их также можно легко упустить из вида, если вы работаете над проектом в авральном режиме или без чёткого плана.

Затем чётко определите все планы, процессы и обязанности на уровне программы и предоставьте доступ к ним. Установите задачи рабочей группы и очертите круг проектов, которые помогут вам в их выполнении. Цели проектов должны помогать группе в работе над этими задачами, а они, в свою очередь, должны помогать вашей компании в достижении её целей.

Читать самое полное руководство по управлению программами

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами управления проектами, определите ряд правил на уровне коллектива. Например, можно попросить руководителей крупных проектов составлять проектное задание, прежде чем приступать к выработке плана проекта. Вы также можете создавать шаблоны для часто повторяющихся проектов. Такие шаблоны помогут каждый раз одинаково успешно выполнять похожие проекты без необходимости заново обдумывать каждый шаг.

3. Назначение высшего приоритета самой важной работе

  • Решение: посмотрите, насколько проекты важны для более крупных целей компании. Какие и них оказывают наибольшее влияние? Начните оттуда.

Самые простые проекты всегда хочется выполнить первыми, но это неправильно. Вместо этого расставьте приоритеты в зависимости от того, что наиболее значимо для целей вашей компании. «Ваши главные приоритеты должны соответствовать этим целям и помогать вам стать на один шаг ближе к их достижению», — говорит писательница Кейси Флейшер Хики. Следовательно, необходимо стратегически расставлять приоритеты как на макроуровне (например, перенести малозначимый проект на следующий квартал), так и на микроуровне (отсортировать список повседневных дел в порядке важности).

Например, ваша группа может работать над пятью запусками продуктов одновременно. И хотя все они вполне сопоставимы по объёму работ, но один из них потенциально может оказать значительно большее влияние на привлечение новых клиентов, чем остальные четыре. Второй же проект будет способствовать удержанию клиентов и повышению их ценности в течение жизненного цикла. Поскольку вам известно, что для компании более высокое значение имеет ценность клиентов в течение жизненного цикла, вам следует в первую очередь обеспечить персоналом именно второй проект, а уже потом решить, у кого есть время поработать над проектами с более низким приоритетом.

Читать о двух причинах управлять несколькими проектами с помощью портфелей в Asana

Вы не только сможете наилучшим образом распределять время и управлять ресурсами, но также не будете блуждать в потёмках, не понимая, какую роль ваши проекты играют в достижении целей компании.

4. Предоставление возможности работать гибко

Расстановка приоритетов группы и выстраивание работы в соответствии с ними имеет важнейшее значение. Но в нужные моменты не менее важна и гибкость. Однако если вы отслеживаете работу с помощью электронных таблиц и списков дел в нескольких инструментах, то будете испытывать затруднения с получением информации о том, чем заняты ваши сотрудники в тот или иной момент времени. В результате при смене приоритетов вы не будете знать, что нужно изменить в рабочем графике, насколько загружен каждый из участников группы или как определить работу, которую необходимо приостановить.

После создания единого источника достоверной информации для всего коллектива вы сможете управлять несколькими проектами, не беспокоясь о смене приоритетов. Так как работа каждого сотрудника будет у вас на виду, вы сможете сразу оценивать потолок загрузки группы и ход выполнения текущих задач. А если вам потребуется изменить приоритет задачи, то сделать это можно будет, не переживая о том, что она может где-нибудь затеряться.

Подробнее о том, как централизованно контролировать все свои инициативы с помощью портфелей

И, наконец, не забывайте о полноценном обмене информацией — в сети и вне её. В инструменте управления проектами или в ходе обычных встреч один на один расспрашивайте своих сотрудников об их загрузке и проверяйте, всё ли идёт по графику.

5. Информирование об ожиданиях и управление ими

Сотрудникам, испытывающим затруднения с обменом информацией, не хватает прозрачности в своей работе, а также в работе коллег и заинтересованных лиц из других подразделений. Когда вы не представляете, чем занимаются другие специалисты, вам не хватает сведений, чтобы понять, почему меняются сроки, вы не знаете об изменении приоритетов и как идут работы по проекту в целом.

Когда обмен информацией ведётся там же, где и работа, ваши сотрудники и заинтересованные лица из других подразделений получают все необходимые сведения о ней. Кроме того, получая актуальные данные в реальном времени, все могут видеть, как продвигаются проекты.

Лучший способ добиваться успеха снова и снова — это найти инструмент для управления работой, который позволяет предоставлять актуальную информацию о статусе и ходе работ там же, где они ведутся. Вместо того чтобы «размазывать» данные и обновления по электронным таблицам, документам и прочим инструментам, вы можете с лёгкостью получать все нужные сведения нажатием одной кнопки и делиться ими с заинтересованными лицами — нажатием другой.

Читать о том, как написать продуктивный отчёт о статусе проекта

6. Контроль работы в разных проектах для управления загрузкой и хронологиями

У планирования каждого проекта в разных местах есть и другой подводный камень: у вас нет возможности видеть всю работу одного человека в разных проектах. Это означает, что вы так или иначе полагаетесь на то, что сотрудники сами будут информировать вас о чрезмерной или недостаточной загрузке. Это усложняет предотвращение таких проблем, как срыв сроков, до того, как ситуация выйдет из-под контроля или (с другой стороны) выявление специалистов, которые задействованы не полностью.

Управление всеми проектами из единого центра — это хороший первый шаг к решению подобных проблем. Однако вам также нужно видеть все задачи в каждом проекте, исполнителей и диапазоны дат этих задач, чтобы можно было определять перегруженных сотрудников и хронологические конфликты проектов. Это позволит откладывать, убирать или переназначать отдельные задачи, чтобы проекты не выбивались из графика. Фильтры, позволяющие это делать, есть не во всех инструментах, поэтому проверьте наличие подобного функционала перед покупкой.

Читать о том, как эффективно управлять загрузкой своей группы

Например, ваш дизайнер может отвечать за небольшую задачу, например редактирование пары фотографий для следующего запуска продукта, но при этом может в одиночку разрабатывать, а также организовывать печатать и доставку брошюр, визиток и плакатов для конференции, которая состоится в следующем месяце! В то же время другой дизайнер может сидеть без дела. Сопоставив их загрузку в приложении, вы сразу же заметите это несоответствие и перераспределите работу более справедливо.

7. Корректировка графиков проектов для достижения максимальной производительности

  • Проблема: даты начала проектов не согласованы, в результате чего сотрудники перегружены, работа блокируется, а проекты задерживаются.

Даже самый тщательно продуманный проект может сойти с рельсов, если он планируется без учёта всего объёма работ вашей группы за месяц, квартал или год. Например, если вы пытаетесь запустить три разных веб-обновления одновременно, они могут конфликтовать между собой или тянуться дольше, чем ожидалось, потому что команда пытается сделать всё и сразу.

Вместо этого вам следует планировать и координировать работу своего коллектива с учётом программы в целом. Вот несколько советов:

  • Сдвигайте даты начала похожих проектов. Это особенно актуально, если одна и та же группа работает над несколькими проектами. Рекомендуется сдвинуть даты начала и завершения каждого такого проекта, чтобы отдельные сотрудники не пытались сдать работу по пяти проектам одновременно. Вместо этого дайте им возможность сосредоточиться на одном проекте, а затем уже переходить к следующему.

  • Ищите зависимости. Вам нужно выполнить модернизацию инфраструктуры, прежде чем строить новый веб-сайт? В таком случае планируйте начало зависимого проекта после даты сдачи первого.

  • Отмечайте одинаковые задачи. Если одна и та же работа присутствует в двух разных проектах, объедините её в одну задачу. Проследите за тем, чтобы эта работа (например, привлечение нового поставщика или закупка оборудования для съёмки рекламных роликов) была выполнена вовремя, а оба проекта шли по графику.

Распределение времени может иметь решающее значение в соблюдении сроков нескольких проектов и поддержании работоспособности коллектива на высоком уровне.

8. Делегирование работы без потери прозрачности

  • Решение: предоставьте своей команде единый источник достоверной информации, чтобы при необходимости ограничиваться лишь сверками.

Ни один руководитель не хочет стать микроменеджером, но терять из вида задачи и не понимать, что происходит с работой в группе, — ещё хуже, так как это не позволит вам стать эффективным лидером. Хорошая новость заключается в том, что надежда есть всегда.

Предоставив сотрудникам единый источник достоверной информации, вы получаете возможность отслеживать всю работу своего коллектива. Когда всё, чем занимаются специалисты, находится в общедоступном и централизованном проекте, вы можете с первого взгляда определить загрузку сотрудников, сроки выполнения задач и ход работы над ними в целом. Это позволяет при необходимости контролировать задачи безо всякого микроменеджмента.

Читать советы Asana о трёх способах повысить прозрачность проекта

9. Контроль и сохранение рабочих процессов, не изобретая велосипед каждый раз

Допустим, вы только что закончили свою квартальную маркетинговую кампанию и готовитесь к следующему кварталу. Однако вы не помните, как именно организовывали свою работу — с тех пор очень многое изменилось, а у вас и так слишком много параллельных проектов. Вы не уверены в первоначальной расстановке компонентов. Как же повторить успешную кампанию, не упустив при этом из виду ключевые задачи?

Перестаньте заново изобретать велосипед в начале каждого проекта. Вместо этого создавайте шаблоны и упрощайте запуск своих проектов — так вы сможете использовать проверенные рабочие процессы снова и снова. Когда настанет время подготовить новый проект, просто возьмите один из своих шаблонов, чтобы начать работу быстрее и эффективнее.

Также не забывайте регулярно обновлять свой шаблон, внося в него новые задачи или этапы, которые были добавлены к процессу, либо новые рабочие процессы, разработанные недавно. Считайте свой шаблон живым документом — чтобы организовать самый эффективный и продуктивный процесс, вам следует постоянно совершенствовать шаблон с применением передовых методов и новой аналитической информации. И, наконец, ваш шаблон должен быть доступен в центральном источнике достоверной информации вашей группы, чтобы им мог воспользоваться каждый сотрудник для успешного начала работы над проектами.

Успешное управление несколькими проектами — всегда

Для руководящих сотрудников управление несколькими проектами одновременно обычно является повседневной реальностью. Мы надеемся, что эти советы помогут вам отслеживать все меняющиеся элементы вашей рабочей программы, сохранять высоких уровень организации, соблюдать сроки и достигать своих целей — раз за разом.

Памятка для детей «Как работать над проектом»

Памятка для детей  «Как работать над проектом» Как выбрать тему. Тему выбрать несложно, если точно знаешь, что тебя интересует в  данный момент. Если не можешь сразу определить тему, задай себе  следующие вопросы:          Что мне интересно больше всего?          Чем я хочу заниматься в первую очередь (математикой, поэзией,  астрономией, историей, спортом, искусством ,музыкой и т.д.)          Чем, чаще всего я занимаюсь в свободное время?          По каким учебным предметам я получаю лучшие отметки?          Что из изученного в школе хотелось бы узнать более глубоко?          Если что такое, чем я особенно горжусь? Если эти вопросы не помогли, обратись к учителям, спроси родителей,  поговори об этом с одноклассниками. Может быть, кто­то подскажет тебе  интересную идею, тему твоего будущего проекта. Все возможные темы можно условно распределить на три группы: Фантастические темы о несуществующих фантастических объектах и  явлениях Экспериментальные темы, предполагающие проведение собственных  наблюдений, опытов, и экспериментов. Теоретические темы по изучению, обобщению, сведений, фактов,  материалов, содержащихся в разных книгах, фильмах и других подобных  источниках. Цель и задачи  Определить цель, значит ответить себе и другим на вопрос о том, зачем ты его проводишь. Задачи уточняют цель. Цель указывает общее направление движения, задачи  описывают основные шаги. Гипотеза Гипотеза – это предположение,  рассуждение, догадка, еще не доказанная,  не  подтвержденная опытом. Обычно гипотеза начинается со слов:          предположим;          допистим;          возможно;          что если. План работы Для того чтобы составить план, надо ответить на вопрос: как мы можем  узнать что­то новое о выбранной теме. Для этого надо определить,  какими методами можем пользоваться, а затем выстроить их по порядку. Список  доступных методов:          подумать самостоятельно;          посмотреть книги;          спросить у других людей;          познакомиться с кино ­ и  телефильмами;          обратиться к компьютеру; Интернету;          понаблюдать;          провести эксперимент Подготовка к защите проекта Собраны все сведения,  проведены все наблюдения. Теперь нужно кратко  изложить на бумаге самое главное, рассказать об этом людям.  1.      Приготовить текст сообщения 2.      Сделать выводы 3.      Приготовить рисунки, схемы, макеты. 4.      Приготовиться к ответам на вопросы От чего зависит успех Нужно верить в то, что достигнешь намеченной цели. Стремиться  к ней,  невзирая на трудности. Верить в себя!

Подготовьте идеальный групповой проект в Microsoft Teams

Повторим еще раз: у всех нас есть проблемы с работой над групповыми проектами. Координация времени встречи или выяснение того, куда передавать файлы, может стать огромной проблемой.

Начните работу с Microsoft Teams. В Teams участники группы могут работать над проектами разными способами. Вот некоторые из лучших способов совместной работы в Teams.

Примечание. Некоторые из этих функций могут быть недоступны в Microsoft Teams в зависимости от настроек вашего учебного заведения или округа.

1. Совместная работа на вкладке Беседы

Вкладка Записи в общем канале любой команды немного похожи на ветку социальных сетей, но предназначены для того, чтобы вы начали.

Начните беседу и привлеките внимание других людей, выбрав «Новая беседа» и @упомянув их имена в поле «Написать перед публикацией». Используйте этот документ , для обмена файлами, изображениями и любыми другими файлами, на которые должна ссылаться группа в проекте.Все, что вы добавите, будет автоматически сохранено на вкладке «Файлы» вашего канала.

2. Создайте свою команду

Microsoft Teams предназначен не только для занятий в классе. Организуйте свои собственные учебные группы, пригласив коллег присоединиться к команде. Выберите + Присоединиться или создать команду > Создать новую команду и выбрать Тип команды Каждая. Приложение проведет вас через несколько шагов, чтобы назвать вашу команду и пригласить некоторых участников.Это все!

3. Групповые видеозвонки

Разве вы не можете встретиться лично всей группой? Без проблем. Выберите значок аудио- или видеовызова в групповом чате, чтобы немедленно начать вызов. Вы также можете делиться экранами и обсуждать их во время разговора.

4. Совместная работа над документами

Файлы Microsoft 365, такие как файлы Word, PowerPoint и Excel, можно редактировать в Excel непосредственно из Teams.

Выберите документ, чтобы открыть его, а затем выберите Изменить в Teams . Нажмите кнопку Начать беседу , чтобы переместить документ и начать беседу с правой стороны файла. Здесь вы можете обмениваться идеями, просматривая документ вместе.

5. Совместная работа над заметками в OneNote в Teams

Если ваша группа класса использует связанную записную книжку OneNote для занятий, перейдите в раздел Класс и выберите Записная книжка для занятий .Там вы и ваши коллеги можете обсудить совместную работу. Любые каналы, добавленные учителем в команду, также будут отображаться в виде разделов в пространстве для совместной работы.

Если вы работаете в своей команде, используйте значок Добавить + в своем канале, чтобы добавить записную книжку OneNote, которой вы можете поделиться со всей своей командой.

.

Как успешно реализовывать проекты с командой

Проектная работа сделает вашу команду гибкой и даст вашей компании больше возможностей для инноваций. Преобразование бизнес-целей в проекты положительно повлияет на организацию, структурирует работу и даст чувство удовлетворения в конце дня.

Вот еще несколько преимуществ работы над

проектами

Ниже приведены некоторые сильные стороны подхода к проектированию.Я думаю, что любая команда, которая решит их принять, найдет гораздо больше положительных моментов.

1. Многофункциональные команды могут решать сложные проблемы быстрее и лучше

При работе над проектом у вас обычно самая разнообразная команда, которая позаботится обо всех аспектах. Таким образом, можно получить больше точек зрения и мнений. Когда сотрудники разных специализаций работают вместе над достижением общей цели, они приобретают более богатый набор навыков. И они гарантируют лучшие результаты.Есть еще одно преимущество: люди не скучают, работая над разными проектами, потому что у них постоянно есть возможность попробовать что-то новое.

2. Проекты делают работу лучше организованной, структурированной и более эффективной

Благодаря поэтапному проектированию и еще более мелким поэтапным шагам вам не нужно беспокоиться о том, что вы что-то упустите. Благодаря такой структуре у каждой задачи есть свой проект, ответственное лицо и, при необходимости, сроки. Всем известно, кто отвечает за проект или задачу, благодаря чему бухгалтерия не получает обновлений о работе программистов и т.д.

3. Проектная работа способствует более эффективному общению

Внутренняя коммуникация через проекты и задачи проста и контекстна. По умолчанию каждое обсуждение относится к одной конкретной задаче или проекту. Таким образом, можно не сомневаться, что, отвечая на комментарий, вы даете обратную связь сразу по двум-трем задачам. Одна задача, один поток.

Существует множество онлайн-инструментов для управления проектами, которые превосходят хаотичные электронные письма.Они позволяют командам общаться организованно и асинхронно. Большинство решений имеют приложения для самых важных платформ, так что вся информация и материалы доступны независимо от времени и места. Любой может внести свой вклад и увидеть, кто работает над каким проектом или задачей.

4. Проектная работа дает вашей компании конкурентное преимущество

Наша реальность меняется с головокружительной скоростью. Кто в 2019 году (может быть, кроме писателей-фантастов) мог представить себе мир, охваченный пандемией COVID-19? Появляются новые технологии и раз за разом развиваются различные аспекты коммуникации, а традиционных способов создания бизнес-стратегий уже недостаточно.Благодаря проектной работе вы используете весь потенциал своей команды (см. пункт 1) и достигаете своих бизнес-целей с максимальной эффективностью.

Хорошо, что такое проект?

  • Проект — это любая деятельность, в которой необходимо выполнить ряд задач!
  • Проектом может быть что угодно: дела, клиенты, забота о собственности, судебные дела...
  • Проекты существуют в каждой отрасли, но имеют разные названия: проекты, кейсы, клиенты, клиенты, кампании.
  • У проектов может быть дата начала и окончания, или они могут выполняться бесконечно. Команда определяет, для чего предназначен проект и какие типы проектов она хочет выполнять.

Поэтому сначала стоит превратить свои бизнес-цели или направления действий в проекты. Проанализируйте их и уточните. Сформулируйте видение того, куда вы движетесь в бизнесе и каких ценностей вы хотите придерживаться на своем пути.

Запишите все подробно.

Я уже сформулировал проекты - что теперь?

Теперь определите, что вам на самом деле нужно сделать с командой для достижения поставленных целей, или просто идите в нужном вам направлении.Составьте список задач или шагов и убедитесь, что все понятно и недвусмысленно.

Конечно, никто не хочет слепо отмечать пункт в списке. Лучше сосредоточиться на том, для чего именно был создан этот проект и в чем его смысл. Если сотрудники не должны заниматься рутинными задачами, а видят смысл своих действий и чувствуют свободу, у них появляется больше смелости тестировать и реализовывать инновационные идеи. Не привязываясь к жесткому перечню обязанностей, они ищут более экономичные и эффективные решения, тем самым экономя время и деньги компании.Поэтому при управлении своей командой сосредоточьтесь на гибкости, доверии и общении.

Ваша команда А - соберите экспертов

Следующим шагом в реализации бизнес-проектов является правильный подбор членов команды. Я уверен, что в вашей команде есть отличные специалисты, которые могут свернуть горы. Благодаря поддержке менеджера, правильному общению и правилам сотрудничества они вовлекаются в работу над проектами и выкладываются по максимуму.

Самая эффективная коммуникация - через задачи

Когда у вас есть проект, шаги, необходимые для его завершения, и команда, готовая к работе, общение через задачи — это то, что вам нужно.Он способствует действию, прогрессу и сотрудничеству. Поэтому наш основной канал коммуникации в Nozbe — это задачи.

Общаясь с помощью задач, вы избегаете хаоса, уважаете время и внимание других людей и гарантируете, что вся необходимая информация и обсуждения находятся в одном месте.

Как общаться через задачи? Вы просто обмениваетесь информацией, мнениями и материалами контекстуально: в рамках конкретных задач, чаще всего в инструменте управления проектами и задачами, а не посредством хаотичных электронных писем, чатов или телефонных звонков.Вы делегируете задачи тем людям, которые лучше всего справятся с задачей.

Инструменты управления проектами и задачами

Чтобы реализовывать проекты и эффективно общаться с помощью задач, вам нужна правильная среда. Среда, поддерживающая командную работу. Хорошо продуманный инструмент для совместной работы (например, Nozbe) поможет вам быстрее достичь своих целей, независимо от того, работаете ли вы в офисе или удаленно. Какое бы программное обеспечение вы ни выбрали, все дело в одном: держать информацию и файлы организованными и всегда доступными, чтобы все члены команды знали, что делать и когда.

В большинстве приложений для управления проектами, таких как [Nozbe] [https://nozbe.com], вы создаете проекты, заполняете их задачами и приступаете к работе. Общение происходит в комментариях к задачам, а члены команды могут прикреплять файлы и документы и управлять ответственностью за каждый этап проектов.

Для задач со сроком выполнения рекомендуется установить сроки выполнения в приложении. Кроме того, с хорошими инструментами для совместной работы члены команды получают напоминания и уведомления.Важно, чтобы за каждую задачу отвечал один человек, чтобы ответственность не размывалась.

Наиболее надежные инструменты управления проектами предназначены для поддержки менеджеров и членов команды на всех этапах работы, чтобы им не приходилось тратить время на ненужные встречи, обмен электронными письмами и поиск недостающих материалов.

Посмотрите видео о Nozbe, чтобы узнать, как работает надежное приложение для управления проектами и общения, и как вы можете начать совместную работу в команде для достижения бизнес-целей в виде проектов.

.

Совместная комиссия продолжит работу по КПО

Назначение специальной рабочей группы правительства-самоуправления по Национальному плану реконструкции завершилось обсуждением проекта КПО в Национальной комиссии по реконструкции 30 апреля т.г. В этом году команда встретится 5 мая.

В очередной раз проект Национального плана реконструкции стал главной темой обсуждения на Совместной комиссии правительства и местного самоуправления, которая состоялась 30 апреля в режиме видеоконференции. Представители местного самоуправления не дали своего мнения по новой редакции законопроекта, представленного правительством поздним вечером 28 апреля с.г.Они подчеркнули, что, несмотря на то, что многие их замечания были учтены, для возможности выдачи положительного заключения необходимо уточнить положения и выполнить несколько постулатов. Они касались, в частности,

  • увеличение части субсидии по отношению к кредиту для единиц местного самоуправления,
  • уточнение состава Мониторингового комитета НКЦ, а также наделение его прерогативами принятия решения о критериях выделения средств,
  • включая воеводства самоуправления в системе внедрения КПО,
  • передача т.н.акта реализации на заключение KWRiST,
  • изменение пропорции распределения средств от КПО - увеличение доли органов местного самоуправления, которые сегодня должны получить только 30% средств, половина из которых в заемной части, а государственная администрация получит целых 80% субсидий, 90 010 №
  • , в котором излагаются предпосылки реформы здравоохранения, особенно в контексте положений об усилении и централизации надзора за больницами, а также о дотационной поддержке уездных и провинциальных больниц.

- Ключевые изменения в проекте КПО не были выяснены, поэтому сегодня мы не можем дать заключение по этому проекту и поэтому просим продолжить работу по КПО, - сказал Яцек Карновски, мэр Сопота и член Совместной комиссии по от имени Ассоциации польских городов. В то же время он заверил, что местные власти готовы говорить об улучшении проекта КПО даже во время длинных выходных.

Усиление роли органов местного самоуправления
Изменения, внесенные в КПО по отношению к первоначальной версии, направлены на усиление роли органов местного самоуправления.Это означает увеличение на целых 1/3 пула средств, выделяемых органам местного самоуправления, заявил заместитель министра финансов и региональной политики Вальдемар Буда. В качестве примера он привел значительное, на целых 700 миллионов евро в части субсидирования (и 150 миллионов евро в части кредита), увеличение средств для местных самоуправлений для задач, связанных с охраной здоровья или увеличение участия самоуправлений в закупке подвижного состава для региональных железных дорог от 400 до 900 млн евро.
Замминистра также заверил, что существенно изменились положения об участии представителей как органов местного самоуправления, так и неправительственных организаций в Комитете по мониторингу КПО.В соответствии с действующими положениями Комитет будет самым важным органом с точки зрения реализации КПО. Правительство также рассматривает возможность замены кредитов субсидиями для единиц местного самоуправления (то, что будет кредитом для Польши, может быть преобразовано в субсидию для единиц местного самоуправления, однако, при условии, что государственные финансы государства находятся в хорошем состоянии).
- Здесь у нас отличная гибкость. Мы начинаем гигантскую дорогу, по которой будем идти вместе 5 лет. Мы будем встречаться каждый месяц и определять, что делать дальше, - рассуждал В. Буда и заявлял об открытости к ожиданиям местных сообществ.

Отсутствие заключения не приостанавливает работу правительства.КПО будет предметом заседания Совета Министров, несмотря на отсутствие позиции Совместной комиссии.
- Это не блокирует работу в правительстве, потому что формальные вопросы были оставлены на консультации с местными самоуправлениями, сказал председательствующий на обсуждении заместитель министра внутренних дел и администрации Павел Боссернакер. И предложил назначить специальную рабочую группу, которая продолжила бы работу над совершенствованием положений Плана реконструкции страны. Команда впервые встретится 5 мая этого года.

В мае комиссия соберется еще дважды Местное самоуправление. Это второе совещание будет проведено стационарно, если это позволят условия эпидемии.

Офис ЗМП

.

Работа над проектом, разделенным на управляемые части

Работа над проектом, разделенным на управляемые части

Одной из главных забот некоторых руководителей проектов, которые берутся за новую задачу, является не забывать планировать все отдельные части. Другие включают точную оценку необходимого времени и ресурсов. Для решения обеих проблем можно использовать логическую блок-схему, которая поможет в управлении проектом, определяя все задачи, необходимые для завершения проекта.

Полезно использовать анекдот, чтобы рассказать о трудностях планирования проекта. Один человек был увлечен головоломками. Его друг попросил его составить картину, состоящую из 5000 элементов. Он сказал, что может проверить недостающие детали. На это энтузиаст головоломок рассмеялся, сказав, что он всегда проверяет, не пропущены ли какие-то элементы, ищет пустые места после того, как расставит всю картинку. Как еще он мог узнать?

У вас может быть похожая проблема в области задач вашего проекта.Предположим, у вас есть цель разработать и представить программу обучения. В течение нескольких месяцев вы с коллегой разрабатываете контент, собираете материалы, ресурсы и приглашаете участников. За неделю до обучения вы спрашиваете коллегу, заказал ли он распечатку учебных материалов. Он отвечает, что не подумал о том, что вы отвечаете, что вы тоже, потому что думали, что он будет последней кнопкой. К сожалению, вы оба пропустили это задание, потому что все думали, что другой человек справится с заданием.Сейчас приближается срок, а у вас нет ни времени, ни денег на печать необходимых материалов. Это время кризиса в управлении проектами, потому что коммуникация в команде проекта была неадекватной.

Как защитить себя от подобной ситуации? Используя веб-программное обеспечение для управления проектами, мы можем систематизировать подход к задачам на этапе планирования проекта, определяя действия, которые необходимо выполнить. Мы должны разбить все на более мелкие и более управляемые части, используя бесплатную программу управления проектами.

.

Фокус на эффективности, т.е. хорошие практики при работе с несколькими проектами

Часто считается, что руководитель проекта может эффективно управлять только одним проектом. Я знаю случаи, когда несколько руководителей проектов делегируются на один проект.

Если они говорят в один голос или несут ответственность за другие области проекта, их сотрудничество все еще может протекать без серьезных осложнений, но дублирование их компетенций — это простой рецепт катастрофы.

Такая ситуация часто приводит к внутренней конкуренции (например, за сотрудников) и непоследовательному общению с клиентом. В результате проигрывают и подрядчик, и заказчик. Что, если бы вы изменили ситуацию и доверили несколько проектов одному человеку?

Возможно ли без потерь для отдельных реализаций? Первое, что приходит на ум, это широко понимаемая тема многозадачности, а точнее ее отсутствия. Ведь исследования подтверждают, что многозадачность — это иллюзорное явление, которое может негативно сказаться на качестве нашей работы.

Вопреки видимости, это не исключает эффективного управления несколькими проектами одним человеком. При правильном наборе обязанностей руководитель проекта уделит каждой из них соответствующее количество времени. И это без помощи такой популярной многозадачности. Более того, такая модель может принести много пользы как клиенту, так и его проекту.

Как мне начать работать с несколькими проектами?

Задав себе этот вопрос, я сразу начал анализировать, сколько вещей я смогу сделать за одно мгновение.Вы когда-нибудь пробовали одновременно чистить зубы, читать книгу и бегать на беговой дорожке? Я проверил и поверьте - можно! Однако ни одно из этих действий на самом деле не будет выполнено правильно.

Исследования показывают, что многозадачность неэффективна, потому что, разделяя наше внимание между двумя или более разными задачами, наш мозг уделяет меньше внимания каждой из них. Более эффективно сосредоточиться на своей работе, выполняя задачи одну за другой или попеременно. Тот же принцип работает и в управлении проектами.

Если мы позаботимся о правильных условиях, мы сможем выполнить каждую задачу от начала до конца в рамках предполагаемого объема, бюджета и графика. Вот почему в своих проектах я всегда начинаю с организации своего времени, подготовки плана коммуникации и расстановки приоритетов.

Тайм-менеджмент

Когда я смирился с неэффективностью выполнения нескольких дел одновременно и начал на 100% сосредотачиваться на одной задаче за раз, оказалось, что в конце дня я могу вычеркивать из своего списка больше задач, чем раньше.Конечно, некоторые лучшие практики помогают мне в этом.

Активно пользуюсь бумажным и электронным календарем. В первом я каждое утро дополняю список дел на этот день, учитывая их приоритетность как обязательные и приятные. Лучшее чувство в конце дня — это когда все пункты в списке выполнены, и я знаю, что сделал это действительно хорошо.

С другой стороны, я использую календарь Google для управления своими собраниями. В конце недели у меня есть полчаса, чтобы организовать встречи блоками, чтобы они следовали одна за другой, без коротких и отвлекающих перерывов.Я визуал, поэтому отмечаю события в календаре четырьмя цветами:

.
  • красный - необходимо мое присутствие,
  • синий - неплохо было бы в нем поучаствовать,
  • зеленый - время на собственные дела,
  • желтый - свободное время.

В результате я заношу в свой календарь все, включая перерывы и досуг. Кроме того, я заранее сообщаю другим, когда я занят. Так что не бойтесь сказать своей команде, если у вас нет времени на разговор в данный момент, но в то же время заверите их, что вы вернетесь к этой теме позже.

Связь – основа

Я работаю с десятком или даже несколькими десятками людей, управляя несколькими проектами. Каждый из них отличается личностью, темпераментом и компетенциями. Вот почему так важно каждый день общаться с командой, слушать, что делают отдельные люди, и обеспечивать взаимную обратную связь.

Связь работает в обе стороны. На наших встречах я делюсь с командой, что происходит в проекте на стороне клиента, как принимается наша работа, ведутся ли сейчас переговоры о дальнейшем развитии и какие у нас планы на постпроектную фазу.Зная возможную перспективу на ближайшие недели или месяцы, каждый чувствует себя в большей безопасности, потому что активно участвует во всем процессе и берет на себя ответственность за него.

При выполнении многих проектов мы часто можем чувствовать себя перегруженными множеством обязанностей, совпадающими сроками или изменениями, скрывающимися за углом, к которым мы всегда должны быть готовы. В таких ситуациях регулярное общение с начальством бесценно. Когда они знают, на какой стадии находятся проекты, находящиеся у вас под крылом, они могут быть уверены, что вы все контролируете, а если возникнет проблема, они с легкостью помогут и проконсультируют вас.Самое замечательное во всем этом то, что иногда, когда мы говорим о проблеме, мы сами придумываем решение. Как насчет обеспечения чувства безопасности наших клиентов? Прежде всего, следует с самого начала позаботиться об их присутствии в проекте. Неважно, работаем ли мы по гибкой или каскадной методологии, заказчик — владелец бизнеса производимого продукта. Заказчик, отрезанный от проекта и получающий готовое решение через несколько месяцев, часто им недоволен. Особенно в IT, где все меняется довольно быстро.В свою очередь, предоставляя им наши инструменты и делясь ноу-хау, мы становимся более прозрачными, благодаря чему нас воспринимают как надежного партнера.

Еженедельные встречи с клиентом — хорошая практика (рекомендую выделить минутку после встречи, чтобы записать все договоренности, которые часто ускользают в спешке текущих задач). На этих статусах мы рассказываем о прогрессе в проекте, говорим о том, чего мы достигли и есть ли препятствия, и как это влияет на график, бюджет и масштаб проекта.

Общение бесценно во всех сферах. Не бойтесь осуждения за то, что задаете вопросы своей команде, руководителю или заинтересованному лицу. Люди, которые много общаются, редко ошибаются в том, в каком направлении они идут.

Лично я больше всего люблю говорить с глазу на глаз, но это не всегда возможно. В нашей команде мы все чаще используем возможность удаленной работы. Вот тогда и пригодятся такие инструменты, как Slack, Teams или Hangouts, благодаря которым мы можем легко организовывать видеоконференции, статусы и другие встречи.

Ожидания и расстановка приоритетов

Не менее важной частью эффективного управления несколькими проектами является установление и понимание ожиданий, которые различаются в зависимости от того, кого мы спрашиваем, поэтому перед началом проекта стоит спросить команду, клиента и руководителей, каковы их ожидания. Чтобы выполнить обещанный результат, необходимо знать и понимать, чего все ожидают.

Стоит поговорить с нашей командой о предпочтительной методологии управления проектами или частоте совещаний по проекту.В свою очередь, стоит спросить у клиента и супервайзера, чего они хотели бы добиться, реализуя проект.

Получая такую ​​информацию заранее, мы избегаем любых недоразумений, которые могут привести к снижению производительности всего проекта. Большим преимуществом наличия таких знаний также является точка отсчета, мы можем определить, когда они достаточно хороши в проекте, и сознательно решить, хотим ли мы их улучшить и как. Именно поэтому ожидания должны быть указаны в самом начале проекта.

В нашей компании рекомендуется подготовить документ об открытии проекта, который в основных аспектах (бюджет, объем, график) представляет состояние проекта, которое мы получаем для выполнения, и определяет ожидания, которые перед нами установлены.ИТ-проекты — это бесконечная череда изменений, поэтому стоит иметь хотя бы одну точку отсчета, согласующуюся с командой, клиентом и начальством.

Однако помните, что не все может быть в начале вашего списка дел. Вот тут и приходит на помощь расстановка приоритетов. Здесь мы возвращаемся к важной роли коммуникации в проекте, а именно к вопросу о том, на чем ваш руководитель хотел бы, чтобы вы сосредоточились или какая функциональность важнее для вашего клиента в приложении.После определения приоритетов на высоком уровне мы переходим к более детальному планированию.

Использование инструментов поддержки управления проектами

Важно подготовить комплексный план текущих проектов, например, письменный график Ганта с указанием этапов. Благодаря этому я знаю, когда мне нужно особенно сильно сосредоточиться на том или ином проекте и как сдвиги в одной области повлияют на другую. Обладая этими знаниями, при необходимости я могу переводить людей с одного проекта на другой таким образом, чтобы это было выгодно для всех проектов.

Программное обеспечение, предназначенное для управления проектами, может помочь. Они полезны для руководителей проектов, а также для всей команды и всех заинтересованных сторон. Это организационный инструмент, помогающий наглядно представить задачи и видение всего продукта в доступной форме.

Программное обеспечение для управления проектами

может спасти жизнь тем, кто участвует в нескольких проектах одновременно. Как правило, он имеет расширения календаря, которые помогают планировать задачи и подзадачи, а также улучшают видимость результатов других членов команды.Кроме того, они позволяют создавать ежедневные или еженедельные отчеты, предоставляющие обзор прогресса вашей команды или отдельного человека.

Управление несколькими проектами служит всем заинтересованным сторонам

Ситуация, в которой один руководитель проекта одновременно курирует множество проектов, приносит разные преимущества всем сторонам проекта. Получение доступа к большему количеству разработчиков особенно ценно, когда в одном проекте временно мало работы, а другой требует большего внимания.Менеджер проекта может гибко переводить отдельных людей, чтобы максимально эффективно использовать их время и компетенции.

А — самый простой способ поддерживать хорошую атмосферу в коллективе, так как помогает избежать ситуаций, когда одним «нечего делать», а другие завалены избытком обязанностей. В то же время мы защищаем команду от рутины — помимо повседневных задач сотрудники чаще получают возможность выполнять более сложные задачи или возможность освоить новые технологии и решения.В свою очередь, для клиента это гарантия того, что его проект выполняется командой мотивированных и квалифицированных специалистов, которые в курсе новых решений.

.90 000 студентов будут работать над проектами вместе с 90 001 компанией

Заявки на Конференцию командных проектов этого года - инициативу, в которой уже несколько лет участвуют студенты и сотрудники факультета электроники Вроцлавского университета науки и технологий, а также представители компаний из различных отраслей. Предприятия представляют темы проектов, а студенты реализуют их в сотрудничестве с ними. Эффекты, среди прочего передовые роботы, платформы и мобильные приложения, а также устройства, облегчающие жизнь.

Во время инженерного обучения на факультете электроники самая большая задача, которую нужно выполнить, - это командный проект. Студенты должны реализовать обширную, сложную задачу, которая является решением конкретной проблемы, и, что важно, они делают это в команде, чтобы научиться эффективно работать в группе и использовать инструменты, которые облегчают это.

- Они могли бы создавать проекты "до ящика", но было бы жалко упускать возможность работать над чем-то, что реально можно реализовать, - говорит д-р инж.Мацей Никодем с кафедры технической информатики факультета электроники, один из организаторов Team Project Conference. - Именно поэтому уже несколько лет мы приглашаем к сотрудничеству компании и учреждения, которые хотели бы попросить вас представить темы проектов для реализации. Студенты формируют небольшие группы и выбирают вопрос, над которым они работают с февраля по июнь, обязательно в сотрудничестве с компанией или учреждением. Самые совершенные и ориентированные на спрос позже будут представлены на конференции Team Project.Во время этого мероприятия студенты рассказывают о своих проектах и ​​работают над ними, а в конце мы награждаем лучших.
Что создали ученики?

В предыдущие годы в рамках этой инициативы студенты создали, в частности, на базе системы FPGA дешевая цифровая радиовещательная станция , совместимая со стандартом DAB/DAB+/DMB — такая, которая может использоваться, например, небольшими местными радиовещателями, кризисными центрами или компаниями, занимающимися транспортными системами.Университетский проект на этом не закончился — студенты развили его и создали компанию DABcast, которая занимается этой технологией, предлагая платформу для запуска цифрового радио.

Благодаря КПЗ также были созданы: система передачи для стратостата , мобильная станция контроля качества воздуха и мобильное приложение, облегчающее осмотр зданий с помощью дрона (съемка фото и видео, их хранение, затем расчет площади, необходимой для покраски или ремонта).

Одним из самых известных и в то же время самых оригинальных проектов, созданных в сотрудничестве со студентами W4, стала Механика - художественная инсталляция с… помидорами. В рамках командного проекта будущие инженеры сотрудничали с музыкантом и программистом Мацеем Марковски из фонда h/2 Foundation, создавая стенд, считывающий процессы, происходящие в замкнутой автоматизированной среде жизнедеятельности растений, и оснащенный поливом, туманообразованием, вентиляцией и освещением. системы, а также датчики температуры и влажности.Позднее инсталляцию можно было увидеть на биеннале искусств WRO и в Гёте-институте в Варшаве.

Более 300 различных проектов

На данный момент 90 041 35 компаний решили сотрудничать со студентами - от крупных корпораций, до местных предприятий и нескольких фондов и учреждений - Центр памяти и будущего, Фонд ч/2, Центр искусств WRO и Фонд Коперника. Будущие инженеры подготовили 90 041 более 320 проектов 90 042, из которых 89, признанных лучшими, были представлены на конференции Team Projects.

- Все чаще командный проект не заканчивается просто презентацией на конференции. Студенты решают разработать ее в виде своей инженерной диссертации, — подчеркивает д-р Никодем. — Бывает и так, что работу над таким проектом можно совместить с летней стажировкой в ​​компании, и тогда создатели могут потратить много времени на себя и разработать очень полезный инструмент или систему.

Одна из компаний, которая сотрудничает с факультетом электроники в рамках Командной проектной конференции (с 2015 г.) это компания Fanuc . Это один из ведущих мировых производителей решений для автоматизации производственных предприятий с филиалом во Вроцлаве.

- Мы очень хотим участвовать в инициативах, которые помогают развивать практические навыки будущих сотрудников в этой отрасли. Именно поэтому мы организуем стажировки и стажировки, а также представляем темы командных проектов для студентов Технологического университета, — подчеркивает Матеуш Амрозиньски, специалист по новым проектам Fanuc. — Обычно мы предлагаем две-три темы — задачи, с которыми наши сотрудники сталкиваются ежедневно, но в масштабе, позволяющем реализовать их в течение одного семестра.Сотрудничество со студентами не ограничивается только указанием темы и обменом электронными письмами. Напротив, члены команды могут рассчитывать на нашу большую приверженность делу. Мы предоставляем им место в нашей компании, где они могут реализовать свой проект. Также в их распоряжении есть сотрудник Fanuc, который оказывает техническую поддержку и при необходимости проясняет любые сомнения.

В предыдущие годы компания предлагала студентам, среди прочего, разработка системы локации и сборки элементов и контроля их качества с использованием промышленного робота Fanuc и системы технического зрения iRVision, а также проекта формирования траектории движения робота на основе сканирования поверхности датчиком отражения.

Начиная с первого выпуска, Nokia также участвовала в KPZ. В течение семи выпусков мероприятия она предложила и провела вместе со студентами более 30 тем.

- Для нас это фантастическая возможность наладить с ними сотрудничество и вместе реализовать интересные проекты, - подчеркивает Конрад Фулавка из Nokia. - Мы ведем проекты таким образом, что они имитируют работу в реальной бизнес-среде, поэтому у студентов есть возможность лучше узнать нашу компанию, а также лучше подготовиться к своей первой работе, получив дополнительные практические знания.Для нас это также возможность набирать студентов с навыками, которые мы ищем в кандидатах.

Также в Nokia каждую из представленных компанией тем ведет наставник, который помогает членам студенческой команды. Во время еженедельных встреч в штаб-квартире компании сотрудники делятся техническими знаниями и стараются показать методологии и инструменты разработки программного обеспечения, которые они используют в своей повседневной работе.

- Мы также организуем для студентов семинары по навыкам проведения презентаций и публичных выступлений, которые они затем могут использовать во время организуемых нами презентаций о ходе работы и итоговой презентации на Конференции командных проектов, - подчеркивает Фулавка.
Отправьте свой проект!

В настоящее время осуществляется набор проектов из компаний и учреждений. Желающие могут до 27 января зарегистрировать свои инициативы (а у опоздавших еще есть шанс до 10 февраля — но чем позже они представят проект, тем меньше у них шансов, что их тему выберет группа студентов).

Лучшие проекты будут показаны 22 июня на Конференции командных проектов – организованной на территории кампуса университета.

Подробнее о КПЗ на сайте и в профиле Facebook.

Люсина Рог

.

9 стратегий успешного управления несколькими проектами • Asana

Если вы управляете командой или программой, вы, вероятно, управляете несколькими проектами одновременно. Однако отслеживание всего может быстро усложниться. Без эффективного процесса управления несколькими проектами трудно определить, какие задачи являются приоритетными, как помочь вашей команде эффективно управлять рабочей нагрузкой и следить за тем, чтобы все было выполнено вовремя.

К счастью, есть способ получше.Независимо от того, испытываете ли вы трудности с организацией и управлением работой над несколькими проектами или с обеспечением равномерного распределения рабочей нагрузки вашей команды, эти стратегии помогут вам следить за ходом всей вашей работы.

1. Назначьте одно место для хранения всех ваших проектов

Например, если вы управляете дорожной картой продукта, которая включает запуск нескольких продуктов, вам необходимо точно знать, сколько выпусков запланировано, что они включают и каковы их даты есть.Планирование и управление всеми премьерами в одном месте позволит вам быстро проверить ход и статус всей дорожной карты. Вопрос в том, какой инструмент использовать для управления несколькими проектами? Лучше всего подойдет инструмент для управления проектами или работами. В идеале он также должен быть гибким, простым в использовании и удобным для совместной работы. В Asana мы (естественно) считаем, что Asana — отличный вариант, который стоит попробовать.

2. Определите цели, планы, обязанности и требования с самого начала

Без единого стандартного рабочего процесса или процесса планирования проекта каждый проект, скорее всего, будет управляться по-разному.Каковы могут быть результаты? Могут быть несоответствия между конечными продуктами, трата времени на создание каждый раз новых процессов или пропуск задач.

Чтобы изменить это, убедитесь, что вы четко определили все планы, процессы и обязанности в своей команде с самого начала. На уровне проекта это означает четкое определение целей, всех шагов и результатов, которые необходимо достичь, сроков и ответственных лиц. Кроме того, зарезервируйте время, чтобы предоставить отзывы и утверждения, которые могут быть упущены, если вы торопитесь и не планируете.

Затем четко определите планы, процессы и обязанности на уровне программы. Ставьте командные цели и четко сообщайте команде, какие проекты помогут вам их достичь. Цели дизайна должны поддерживать достижение командных целей, что, в свою очередь, поможет вашей компании достичь своих бизнес-целей.

[Читать] Полное руководство по управлению программами

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами управления проектами, разработайте несколько принципов, которыми будет руководствоваться ваша команда.Вот пример: для более крупных проектов руководитель проекта должен создать краткое описание проекта, прежде чем приступить к планированию проекта. Также создайте шаблон для часто повторяющихся проектов. Благодаря этому вы сохраните последовательность действий и вам не придется пересматривать каждый шаг.

3. Установите приоритетные задачи с наибольшим влиянием

  • Решение : Проанализируйте, как проекты трансформируются в более важные корпоративные цели.Какой из них будет самым важным? Выберите эти проекты и приступайте к их реализации в первую очередь.

Даже если самое заманчивое видение состоит в том, чтобы начать с самых простых проектов, воздержитесь от этого. Вместо этого расставьте приоритеты в зависимости от того, как они повлияют на достижение целей вашей компании. «Ваши главные приоритеты должны быть сосредоточены вокруг этих целей и сделать вас на один шаг ближе к их достижению», — говорит писательница Кейси Флейшер Хики.Стратегически расставляйте приоритеты в работе как на макроуровне (например, перенос менее важного проекта на следующий квартал), так и на микроуровне (организация списка ежедневных задач с точки зрения их важности).

Допустим, ваша команда работает над запуском пяти продуктов одновременно. Хотя они похожи по усилиям и объему работы, один из них может оказать гораздо большее влияние на привлечение новых клиентов, чем остальные четыре. Второй, однако, окажет большее влияние на удержание существующих клиентов и увеличение их ценности.Вы знаете, что это более высокий приоритет для вашего бизнеса, поэтому вам нужно убедиться, что второй продукт полностью укомплектован персоналом, прежде чем решать, у кого есть время для работы над проектами с более низким приоритетом.

Прочтите: 2 причины управлять несколькими проектами с помощью портфолио Asana

Это поможет вам не только лучше распределять свое время и управлять ресурсами, но вам также не придется задумываться о том, будут ли ваши проекты способствовать достижению ваших корпоративных целей.

4.Предоставьте вашей команде гибкость при изменении приоритетов

Расстановка приоритетов и координация деятельности являются ключевыми факторами, но гибкость не менее важна. Однако, если вы отслеживаете свою работу в электронных таблицах и списках дел с помощью множества различных инструментов, вам может быть сложно точно определить, над чем на самом деле работает ваша команда в любой момент времени. В результате, когда ваши приоритеты меняются, вам становится сложно определить, какие задачи нужно отложить, сколько работы у каждого человека или отслеживать приостановленные задачи.

Предоставляя вашей команде единый центральный источник информации, вы можете управлять несколькими проектами, не беспокоясь об изменении приоритетов. Благодаря тому, что работа каждого видна, вы можете быстро получить представление о мощности и текущих задачах команды. При необходимости вы также можете реорганизовать приоритеты, не беспокоясь о том, что задачи где-то потеряются.

Узнайте больше: отслеживайте все свои инициативы в одном месте с помощью Asana Portfolio

Наконец, не забывайте поддерживать открытый поток общения — как в автономном, так и в онлайн-режиме.Делаете ли вы это с помощью инструмента управления проектами или на регулярных встречах 1:1, проверяйте у товарищей по команде их загруженность и убедитесь, что все идет по правильному пути.

5. Управляйте ожиданиями и четко сообщайте о них команде

Коммуникационные трудности в командах возникают из-за недостаточной видимости как их собственной работы, так и работы, выполняемой партнерами и заинтересованными сторонами из межфункциональных команд.Без наблюдения за работой других у вас нет контекста, чтобы понять причины изменения расписания, вы не знаете статус приоритета и не можете отслеживать ход выполнения проектов.

Управление коммуникациями в том же месте, где ваша команда выполняет свою работу, поможет вам и заинтересованным сторонам из межфункциональных команд получить полный контекст работы. Благодаря обновлениям в режиме реального времени каждый также будет иметь представление о ходе работы.

Лучший способ поддерживать регулярность в этом — использовать инструмент управления работой, который позволяет вам делиться статусом и ходом выполнения задач там, где они выполняются.Вместо того, чтобы хранить данные и обновления в электронных таблицах, документах и ​​других инструментах, вы можете легко собрать всю необходимую информацию в одном месте одним нажатием кнопки и поделиться ею с заинтересованными сторонами — также одним щелчком мыши.

[Читать] Как написать эффективный отчет о состоянии проекта

6. Контролируйте работу различных проектов, чтобы сбалансировать рабочую нагрузку и графики

  • Решение: убедитесь, что у вас есть способ отслеживать рабочую нагрузку сотрудников по всем проектам .

Планирование проектов во многих местах одновременно имеет еще один недостаток: оно не позволяет увидеть всю работу по всем проектам. На практике это означает, что вы полагаетесь на то, что ваша команда будет сообщать вам, когда у них слишком много или слишком мало задач. Однако из-за этого очень сложно предвидеть потенциальные проблемы, такие как несоблюдение сроков, до того, как они выйдут из-под контроля, или (с другой стороны) выявить недоиспользуемые таланты.

Управление всеми вашими проектами в одном месте — хороший первый шаг к решению этой проблемы.Однако вам необходимо иметь возможность видеть все задачи из каждого проекта, кому они назначены и каков их диапазон дат, чтобы видеть, у кого слишком много задач, и выявлять временные конфликты в проекте. Это позволит вам перемещать, удалять или переназначать задачи, чтобы следить за своей работой. Однако не все инструменты имеют фильтры для этого, поэтому ищите тот, который предлагает аналогичную функциональность.

[Читать] Как эффективно управлять рабочей нагрузкой команды

Например, дизайнер, ответственный за небольшую задачу (например,редактирует несколько фотографий для предстоящего запуска продукта) также отвечает за дизайн, печать и доставку брошюр, визитных карточек и плакатов для конференции следующего месяца! В то же время у другого дизайнера просто есть дополнительные вычислительные мощности. Если бы у вас было представление о рабочей нагрузке каждого человека, вы могли бы легко обнаружить это несоответствие и соответствующим образом перераспределить задачи.

7. Пересмотрите графики, чтобы максимизировать производительность команды

  • Проблема: даты начала проекта не согласованы, в результате чего работники перегружены задачами, работа приостановлена, а проекты отложены.

Даже самый тщательно спланированный проект может пойти не по плану, если на этапе планирования не были учтены все задачи команды на данный месяц, квартал или год. Например, если вы хотите сделать три разных обновления веб-сайта одновременно, у вас могут возникнуть конфликты, или обновления могут занять больше времени, чем ожидалось, поскольку команда пытается сделать слишком много вещей одновременно.

Вместо этого планируйте и координируйте деятельность команды, включая ее работу на протяжении всей программы.Вот несколько советов:

  • Сроки начала похожих проектов: Особенно, если одна и та же группа работает над несколькими проектами, может быть полезно запланировать даты начала и окончания, чтобы сотрудникам не приходилось выполнять задачи. из пяти разных проектов одновременно. Вместо этого каждый мог бы сосредоточиться на одном проекте, прежде чем переходить к следующему.

  • Остерегайтесь зависимостей: вам нужно выполнить проверку инфраструктуры, прежде чем вы начнете создавать новый веб-сайт? Если это так, запланируйте зависимый проект после запланированной даты завершения первого проекта.

  • Выявление повторяющихся задач: если одна и та же задача повторяется в двух разных проектах - объединить их вместе. Убедитесь, что задача (будь то внедрение нового поставщика или покупка оборудования для видеозаписи для отдела маркетинга) выполнена вовремя, чтобы оба проекта не сбились с пути.

Расписания играют ключевую роль в управлении проектами и могут помочь вашей команде работать максимально продуктивно.

8. Делегируйте задачи, оставляя их видимыми

Ни один менеджер не хочет быть микроменеджером, но потеря контроля над задачами и неосведомленность о деятельности команды может помешать вам стать эффективным лидером. Однако у нас есть хорошие новости — есть способ это изменить.

Предоставив вашей команде единый источник информации, вы получите возможность отслеживать действия каждого человека. Хранение всей работы команды в одном общем проекте позволит вам быстро получить представление о задачах, их сроках и прогрессе.Благодаря этому вы можете легко проверять статус задач — без необходимости управлять каждой деталью.

Прочтите: Советы Asana: 3 способа улучшить видимость вашего проекта

9. Отслеживайте и записывайте рабочие процессы вместо того, чтобы начинать все сначала

Представьте себе: ваша команда только что завершила ежеквартальную маркетинговую кампанию и готовится к следующему кварталу. Однако вы не помните, как именно была организована работа в предыдущей кампании — столько всего с тех пор изменилось, и вы сейчас руководите многими другими проектами.Вы не уверены, из каких компонентов он был сделан. Как воссоздать эту кампанию, не пропустив ни одной жизненно важной задачи?

Не начинайте каждый раз заново. Вместо этого создавайте шаблоны и упрощайте процесс запуска новых проектов. Это позволит использовать существующие рабочие процессы в качестве шаблонов при каждой последующей возможности. Когда пришло время начать новый проект, используйте шаблон, чтобы начать работу быстрее и эффективнее.

Кроме того, убедитесь, что вы регулярно обновляете шаблон новыми задачами или шагами, добавленными в процесс или рабочие процессы, которые вы создали. Относитесь к шаблону как к динамическому документу — чтобы сделать ваш процесс максимально эффективным и результативным, вам необходимо обновлять его с учетом лучших практик и новых выводов. Кроме того, не забудьте добавить шаблон в центральный ресурс вашей команды, чтобы любой мог получить к нему доступ и быстро приступить к работе.

Эффективное управление несколькими проектами каждый раз

Одновременное управление несколькими проектами часто является реальностью руководителя группы.Мы надеемся, что эти советы помогут вам не сбиться с пути, оставаться организованным, укладываться в сроки и достигать поставленных целей — каждый раз.

.

Смотрите также